Mi az a spam szűrő és hogyan működik?

A spam szűrők olyan programok, amelyek célja a kéretlen vagy veszélyes emailek azonosítása, hogy a postafiók szolgáltatók megakadályozhassák ezeknek az üzeneteknek a beérkező üzenetek közé való eljutását. A spam szűrők széles körű kritériumokat használnak az emailek elemzésére és annak eldöntésére, hogy egy üzenet spam-e:

• Néhány spam szűrő pontozási mechanizmusokra támaszkodik: ha egy email spam pontszáma meghalad egy bizonyos küszöböt, a szűrő spamként jelöli meg.
• Mások ujjlenyomat-alapú megközelítést használnak: olyan módszert, ahol a spam szűrők egy ismert spam üzenetekből álló gyűjteményt tartanak fenn, majd kiszámítják, mennyire valószínű, hogy egy bejövő email hasonló szándékú.
• Az előrehaladott szűrési mechanizmusok a gépi tanulás erejét is felhasználják a spam elleni küzdelemben.

Fontos tudni, hogy nincs két egyforma spam szűrő. A Gmail spam pontozási megközelítése eltérhet attól, ahogy a Yahoo! Mail szűri a spamet, így előfordulhat, hogy az email-ed eljut az egyik szolgáltató beérkező üzenetei közé, de a másiknál spambe kerül.

12+1 gyakori ok, amiért az emailek a spam mappába kerülnek

A postafiók szolgáltatók soha nem árulják el pontosan, hogy működnek a spam szűrőik. És miért is tennék: Titkaik megosztása csak megkönnyítené a spammerek, adathalászok és más rosszindulatú szereplők számára, hogy kijátsszák a spam szűrőket.

De természetesen vannak kötelező dolgok amik beállítása nélkül garantáltan spam mappába kerülnek az emailjed illetve vanna javasolt dolgok is amelyek segítenek abban, hogy az emailjeid a lehető legbiztonságosabbak és megbízhatóak legyenek. 13 legfontosabb okot gyűjtöttem nektek össze ebben a blogbejegyzésben.

1. Az email-ed nincs megfelelően hitelesítve

Meglepően könnyű a spammereknek és az adathalászoknak olyan emaileket küldeni, amelyek úgy tűnnek, mintha tőled származnának. Számos okos email hitelesítési szabvány létezik, amelyeket beállíthatsz annak megakadályozására, hogy a csalók a te domain-edet használják engedélyed nélkül.

A hiányzó vagy helytelenül beállított hitelesítés az egyik leggyakoribb oka annak, hogy a hiteles emailek a spam mappába kerülnek. Tehát, amikor spam problémákat hibaelhárítasz, kezd itt:

• Megfelelő SPF rekord beállítás
• Megfelelő DKIM rekord beállítás
• Megfelelő DMARC rekord beállítás

A következő bejegyzésben olvashatsz ezekről a rekordokról, hogy pontosan mit jelentenek és hogyan tudod őket beállítani UNAS emailnél és Microsoft 365 vállalati emailnél.

2. Az email küldésre használt IP címednek rossz a repertoárja

Az az IP cím, amelyről az emaileket küldöd, kulcsfontosságú szerepet játszik a kézbesítésben. Minden IP címnek van egy története, amelyet a postafiók szolgáltatók nyomon követnek. Például, ha kevés a spam panasz és a visszapattanó üzenetek aránya, az növeli az IP címed megbízhatóságát, míg a magas panaszszám rontja az IP hitelességét.

• Tudd meg, milyen az IP címed repertoárja.
• Ellenőrizd, hogy az IP címed szerepel-e blokkolási listán.

Ha problémát tapasztalsz a kimenő emailjeiddel mindenféleképpen írj az email szolgáltatódnak is mert lehet olyan problémáról van szó amit csak ők tudnak helyrehozni illetve nyugodtan kérj segítséget az első két ponttal kapcsolatosan is.

3. Domain nevednek rossz a repertoárja

Csak úgy, mint az IP címednek a domain nevednek is van egy repertorája és ha az inkább negatív irányba mozdul el akkor ez is okozhatja a kiküldött emaileknek a spam mappába kerülését.

• Egy jó kiindulási pont a Gmail Postmaster eszköz által biztosított részletes domain repertoár pontszám.
• Ellenőrizd, hogy a domain-ed szerepel-e bármilyen blokkolási listán, mivel ezek jelentős hatással vannak a domain repertoárjára. Az MX Toolbox egy nagyszerű online eszköz ennek ellenőrzésére.

4. Rendezetlen, "piszkos" email listát van

A spammerek és az adathalászok általában nem tartanak fenn rendes listákat. Ellopják az email címeket valahonnan, nem törődnek az érvénytelen email címekkel vagy a visszapattanó üzenetekkel sem.

Ha a postafiók szolgáltatók hasonló kérdéses listaépítési technikákat feltételeznek rólad akkor spamként fogják megjelölni az emailjeidet. Ezért egy tiszta email lista az egészséges email kézbesítés alapja. A tiszta email lista megtartása érdekében kövesd ezeket a tippeket:

• Csak azokat az előfizetőket add hozzá a listádhoz, akik kifejezetten hozzájárultak. Az olyan címzettek hozzáadása a levelezőlistádhoz, akik soha nem járultak hozzá, hogy emaileket kapjanak tőled, egy gyakori rövid út a lista növelésére, de egy olyan út is, ami egyenesen a spam mappába vezethet.
• Soha ne vásárolj vagy kölcsönözz email listákat.
• Távolítsd el azokat a címzetteket, akik leiratkoztak, és figyelj az email visszapattanásokra.
• Ha az előfizetők nem foglalkoznak az emaileiddel, távolítsd el őket az email listádról. A postafiók szolgáltatók észreveszik, ha az előfizetőid nagy része soha nem nyitja meg az emaileidet vagy kattint a linkekre.

5. Az űrlapjaid visszaélések célpontjává váltak

Az űrlapokkal való visszaélés meglepően gyakori oka a spambe helyezésnek. A spambotok kiszagolják a védelem nélküli űrlapokat, és érvénytelen (vagy akár érvényes!) email címeket adhatnak meg, gyakran okozva nagy mennyiségű visszapattanást és spam panaszokat, amelyek gyorsan negatívan kezdik befolyásolni a küldési hitelességedet.

6. Nincs működő válaszcím beállítva az emailjeidhez

Mit történik, amikor valaki válaszol a küldött emailjeidre? Mint küldő, megadhatod a válaszcímet, de soha nem szabad "no-reply@example.com" címet használnod. Néhány spam szűrő és tűzfal spamként kezeli a "no-reply" email címeket, és magasabb spam pontszámmal bünteti azokat a küldőket, akik ilyen címeket használnak.

Van működő válaszcímed beállítva? Tudd, hogy ennek a címnek a repertoárja is számít. Láttam már olyan emaileket, amelyek spambe kerültek, mert a válaszcím gyanús volt például ingyenes email domain-t használtak, ami gyakori adathalászati vagy megtévesztési taktika.

7. Az emaileid nem rendelkeznek egyszerű szöveges változattal

A spammerek gyakran nem veszik a fáradtságot, hogy egyszerű szöveges változatot mellékeljenek HTML emaileikhez, így ha te sem mellékelsz ilyet az emaileidhez, néhány spam szűrő és tűzfal valószínűbbnek találhatja, hogy te is spammer vagy.

Tehát mellékelj egy egyszerű szöveges változatot minden elküldött emailhez. Ez nemcsak segít bebizonyítani a spam szűrőknek, hogy hiteles küldő vagy, hanem értékes a címzettek számára is, akik nem nézik meg az HTML változatot a postafiókjukban. Az egyszerű szöveges emailek kulcsfontosságú szerepet játszanak abban is, hogy az emaileid hozzáférhetőbbek legyenek, mivel a képernyőolvasók gyakran az egyszerű szöveges emailekre támaszkodnak az üzeneteid olvasásához.

A legtöbb email szolgáltató automatikusan legenerálja az egyszerű szöveges változatát az emaileknek így neked ezzel külön nem kell foglalkoznod.

8. Link rövidítőket használsz

Nem ritka, hogy a küldők URL rövidítőket használnak, mint például a bit.ly, mivel ezek egyszerű módot kínálnak a linkek kattintásainak követésére. De ki más is szereti az ingyenes URL rövidítőket? A spammerek! Ez azért van, mert a link rövidítők lehetővé teszik a rosszindulatú weboldalak és tárolt fájlok elrejtését az áldozatok elől.

Ha link rövidítőket használsz az emaileidben, a spam szűrők spamként jelölhetik az emailjeidet (vagy teljesen blokkolhatják a leveleidet, ahogy azt a Gmail esetében láttam már megtörténni.)

9. Nyílt URL-eket használsz

Tegyük fel, hogy egy fánkozó vagy, és hírlevelet küldesz, hogy felhívjad az emberek figyelmét a finom ételeidre. Egy weboldal link hozzáadásához a HTML emailhez két lehetőséged van:

A heti különleges csemegéink megtekintéséhez látogasd meg a weboldalunkat.

A heti különleges csemegéink megtekintéséhez látogass el a fankbolt-teszt.hu weboldalra.

Észrevetted a különbséget?

Mindkét email a fánkozó weboldalára küldi az olvasót, de az elsőben a "weboldal" szóra van helyezve a hiperlink, míg a másodikban egy nyílt URL (vagy más néven nyers link) van használva, ami egy begépelt URL. Ne használd a második opciót. Többéves hibaelhárítási tapasztalataim alapján megállapítottam, hogy ez utóbbi arra vezethet, hogy az emaileket spamként jelölik meg.

Miért? Csak feltételezni tudok arra, hogy néhány spam szűrő mintát talált a spammerek nyílt URL-ek használatában, tehát jobb biztonságban lenni és nem használni őket az emailekben.

10. Gyanús mellékleteket küldesz

A spammerek imádják a mellékleteket: rejtett malware-t helyezhetnek ZIP fájlokba, kártékony makrókat csempészhetnek irodai fájlokba, vagy akár PDF-eket használhatnak rosszindulatú kódok vagy adathalász linkek elhelyezésére gyanútlan áldozatok előtt. Ezért nem meglepő, hogy a spam szűrők különösen alaposan vizsgálják azokat az emaileket, amelyek mellékleteket tartalmaznak.

Ha elkerülhető, ne használj mellékleteket az emaileidben. Ha szeretnéd, hogy a címzetteid letöltsenek egy fájlt, tegyed azt elérhetővé a weboldaladon, és egyszerűen küldd el az email olvasóidat oda. Ez néhány extra kattintást jelent, de nagyobb eséllyel jut el az email a beérkező üzenetek közé.

11. A tartalmad aktiválta a spam szűrőket

Hosszú ideig a spam szűrők nagymértékben a tartalom szűrőkre támaszkodtak. Ha olyan szavakat vagy kifejezéseket használtál, amelyeket gyakran használnak a spammerek, nagyobb valószínűséggel kerültek az emaileid is a spam mappába.

Ha a spam mappába kerülsz, és nem találod az okát a küldői hírnevedben, hitelesítésben vagy a fent felsorolt egyéb tényezőkben, nézd meg a tartalmad:

Távolíts el minden spamnek tűnő szót vagy kifejezést az email szövegéből, tárgyából vagy előnézeti szövegéből.Tartsd a szöveged tömörnek és értelmesnek. Ha nem teszed, a tartalom szűrők tévesen besorolhatják azt "spoetry"-nek, azaz véletlenszerűen generált szövegnek, amit a spammerek használnak a fogadók megtévesztésére, azt gondoltatva velük, hogy valódi tartalom van az emaileikben. A spam szűrők jobbak lettek ebben a zagyvaság észlelésében - de néha hamis pozitívumokat generálnak.

12. Hanyag HTML használata

A hanyag HTML jellemző a spammerekre - tudod, a spammerek elfoglaltak a spam küldéssel, így nincs idejük és erőforrásaik arra, hogy teszteljék az email kódjukat, hogy biztosítsák a tartalom megfelelő megjelenítését.

Bár az email megjelenítési problémái és a hibás HTML nem feltétlenül okozzák azonnal, hogy az emailek a spam mappába kerüljenek, bosszantóak lehetnek az előfizetőid számára, vagy gyanúsak lehetnek a számukra, és ennek eredményeképpen megnyomhatják a rettegett "jelölje spamként" gombot.

Bónusz! Linkek és képek domain repertoárja

Sok küldő a saját küldő domainjük repertoárjára összpontosít, ami nagyszerű. De ne felejtsd el figyelembe venni azoknak a domaineknek a hitelességét, amelyeket a linkeidben és képeidben használsz! Ha ezek a domainek saját repertorár problémákkal küzdenek, akkor azok át fog terjedni az üzeneteidre is, nehezítve az emailek bejutását a beérkező üzenetek közé.

Például, tegyük fel, hogy az email képeidet egy képmegosztó oldalon tárolod. Ezek a képtároló oldalak nem feltétlenül arra vannak kialakítva, hogy email képeket tároljanak, így a domainjük repertoárja valószínűleg nem a legjobb (sok spammer és adathalász ingyenes képtároló oldalakat használ a képeik tárolására). Amikor elküldöd az emailt, amely az ingyenes képtároló domainen tárolt képeket tartalmazza, a fogadó mail szerverek és spam szűrők észreveszik a domaint, és valószínűleg óvatosabbak lesznek az emailel kapcsolatban.

Ugyanez vonatkozik az email linkek használt domainjeire is. Ezért fontos, hogy saját domain használata a linkekhez és tárolt képekhez. Tehát próbáld elkerülni olyan domainek használatát, amelyek nem egyeznek meg az email küldő domainjével a linkekhez és/vagy képekhez.

#spamemail #cégesemail #spamlista #hírlevélküldés #hírlevélmarketing #webmentor

Ha segítségre lenne szükséged, keress engem bizalommal!

Balázs András ev. - WebMentor

Tel: +36-70-739-7750
E-mail: info@webmentor.hu
Telefonon elérhető vagyok Hétfőtől - Péntekig, 9:00-17:00-ig.
Emailen Hétfőtől - Vasárnapig bármikor írhatsz, hétvégén is válaszolok!