Miért változtatja meg a Google és a Yahoo az e-mail küldőkre vonatkozó szabályokat?

Az emailek megfelelő hitelesítése mindig is fontos volt, de nem minden küldő használja a rendelkezésre álló eszközöket az emailjeik védelmére. És ez komoly probléma: Ha a küldők nem hitelesítik megfelelően az emaileiket, akkor rendkívül könnyűvé teszik a rosszindulatú személyek, szoftverek számára, hogy megszemélyesítsék a domaineket és phishing (adathalász) emaileket küldjenek - ami károsítja a küldő hitelességét.

Ezért döntött úgy a Gmail és a Yahoo, hogy a megfelelő email hitelesítés és a kézbesíthetőség legjobb gyakorlatainak követése már nem csak egy "jó, ha van" dolog. Ha azt akarod, hogy az emaileid továbbra is eljussanak a címzettek beérkező üzenetei közé, akkor be kell tartanod az email hitelesítés és a spam megelőzés legfontosabb gyakorlatait. Ami a következők lennének:

1. Az emailek hitelesítése DKIM, SPF és DMARC használatával
   Microsoft 365 vállalati és UNAS email beállítása
2. A spamek csökkentése és a spamre vonatkozó panaszok arányának 0,3% alatti tartása
   Tudj meg többet erről kattints ide!
3. Egykattintásos leiratkozás elérhetősége
   Biztosítsd, hogy minden emailben legyen egy jól látható, egykattintásos leiratkozási lehetőség. Ez nemcsak a felhasználóbarát kommunikáció része, de jogszabályi kötelezettség is.
   
4. RFC 5322 megfelelőség, PTR rekordok, rDNS
   Microsoft és Unas is, mint szolgáltató ezt megoldja, ezzel neked nem kell foglalkoznod.
5. A küldő szerver IP-címei érvényes fordított DNS-rekordokkal rendelkeznek
   Szintén, ezzel külön nem kell foglalkoznod.
6. Használj TLS-kapcsolatot az e-mailek továbbításához
   Tudj meg többet erről kattints ide!

Kikre is vonatkoznak ezek a változások elsősorban?

Ha részletesen megvizsgálod a követelményeket, látni fogod, hogy néhányuk csak a nagy mennyiségben küldőkre vonatkozik, akik naponta több mint 5000 emailt küldenek. Ha kisebb küldő vagy akkor kevésbé valószínű, hogy érinteni fognak a változások - de ez nem jelenti azt, hogy figyelmen kívül hagyhatod őket. Mindenféleképpen javaslom a beállítások elvégzését!

Ami ma a nagy küldők számára kötelező, az valószínűleg a jövőben minden küldő számára követelménnyé válik. Tehát akár egy emailt, akár több milliót küldesz, a domainek védelme, a spam elkerülése és a kézbesíthetőség legjobb gyakorlatainak követése a kulcsa annak, hogy elősegítsd az előfizetőid biztonságát és az email levelezésed egészségét.

DKIM, SPF és DMARC rekordok beállítása UNAS és Microsoft 365 vállalati email szolgáltatóknál

Szerintem senkit nem fog zavarni ha most magába a technikai részletekbe nem merülük el hanem egyenesen a rekordok beállítását mutatom meg. 

UNAS Email Konfigurálása

DKIM rekord - Minden beállításhoz szükséged lesz belépni az unas webtárhely fiókodba. Majd ezután a Domain>Domain, Alias menüpontra menj és keresd meg a használni kívánt domaint majd kattints a Módosítás gombra a bejött oldalon pedig ha eddig még nem tetted meg kapcsold be a "Emailek automatikus DKIM aláírása ennél a domainnél" funkciót. Pár perc alatt frissülnek a beállítások az unas szerverén neked már más tenni valód nem is lesz.

SPF rekord - Maga az alap SPF rekord beállítása automatikusan megtörténik az unas részéről de bizonyos esetekben ezt a rekordot ki kell egészíteni méghozzá akkor ha az unas rendszerén kívül mást is használunk email küldsére például: MailChimp, TheMarketer bármilyen egyéb CRM rendszer stb. Hogy pontosan mivel kell kiegészítened az spf rekordodat erről mindig találsz leírást a harmadik félnél kövesd azokat az utasításokat.

DMARC rekord - Ide muszáj írnom egy rövid és egyszerű ismertetőt. A DMARC rekord olyan, mint egy különleges őr a levelezőládád előtt. Ha valaki megpróbál úgy tenni, mintha egy barátodtól jönne az e-mail, de valójában nem tőle jön, akkor ez az őr észreveszi és nem engedi be a emailt.

Többféle DMARC rekord beállítás létezik de én most csak a legalapabbat fogom megírni mivel az email fiókok több, 90%-hoz tökéletesen megfelel. Az unas webtárhely fiókodban menj a Domain>DNS zóna módosítás menüpontra. Itt az alsó üres sornak első oszlopába (Bejegyzés) írd be a következőt: _dmarc

A DNS rekord az TXT a "Cél"-hoz pedig a következőt írd be: v=DMARC1; p=none
majd a sor végén kattints a Módosítás gombra és meg is vagy a beállítással.

Ha esetleg ez az alapbeállítás nem lesz megfelelő a számodra tudni, fogsz róla mert jönnek majd a visszapattanó hiba üzenetet tartalmazó emailek. Ha ilyet kapsz akkor keresd az unas ügyfélszolgálatát vagy egy email admint, mint én, hogy segítsen módosítani a beállításokat.

Amennyiben Microsoft 365 vállalti emailed van és unas webáruházad akkor olvass picit tovább a megfelelő spf rekord beállításhoz!

Microsoft 365 Vállalati Email beállítása

DKIM rekord

1. lépés: A DKIM lapon válaszd ki a konfigurálni kívánt tartományt.

2. lépés: Kattints a DKIM-kulcsok létrehozása elemre. Megjelenik egy felugró ablak, amely szerint CNAME rekordokat kell hozzáadnia.

3. lépés: Az felugró ablakban látható CNAMES hozzáadása a DNS rekordokhoz. Ehhez be kell lépned admin fiókkal az admin.microsoft.com oldalon majd Beállítások>Tartomány>Domain kiválasztása>DNS rekord>Majd itt válaszd a Rekord hozzáadása opciót és hozd létre a CNAMES rekordokat (mind a kettőt).

5. lépés: Térj vissza a DKIM oldalára és engedélyezd a DKIM-t. Ez valószínűleg nem fogod tudni azonnal elvégezni adj neki 15-30 percet.

SPF rekord - Ugyan úgy, mint az Unas a Microsoft is beállítja az alap spf rekordot és ha használsz harmadik felet, amin keresztül email küldesz ki akkor annak az spf rekordját is hozzá kell adni. Ha te is azon felhasználók közé tartozol, mint én aki Microsoft 365 vállalati emailt használ unas webáruházhoz/weboldalhoz akkor az spf rekordonak így kell, hogy kinézzen:

v=spf1 include:spf.unas.eu include:spf.protection.outlook.com ~all
Az admin centerben a Beállítások>Tartományok menüpont alatt van lehetőséged módosítani a spf rekordot.

DMARC rekord - Ugyan az a beállítás érvényes Microsoft 365 vállalati email esetében, mint unas-os emailnél. Csak úgy, mint a többi rekord szerkesztéséhez itt is lépj be admin fiókkal az admin.microsoft.com oldalra majd>Beállítások>Tartományok menüpont alatt válaszd ki a módosítani kívánt domaint. 

A bejött oldalon válasz a Rekord hozzáadása opciót. A DMARC rekord egy TXT rekord a neve _dmarc és az értéke v=DMARC1; p=none az időtartama 1 óra.

Ha esetleg ez az alapbeállítás nem lesz megfelelő a számodra tudni, fogsz róla mert jönnek majd a visszapattanó hiba üzenetet tartalmazó emailek. Ha ilyet kapsz akkor keresd a Microsoft ügyfélszolgálatát vagy egy email admint, mint én, hogy segítsen módosítani a beállításokat.

Spam Jelentések Kontrolállása

A Gmail megköveteli a küldőktől, hogy a spam panaszok arányát tartsák 0,3% alatt. Ha a címzetteid nagyobb arányban jelölik meg az emaileidet spamként, akkor a küldői hitelességed csökkenhet – ami nehezebbé teszi az üzeneteidnek hogy megérkezzenek a beérkező üzenetek közé.

Hogy nyomon kövesd a Gmail felhasználóktól érkező spam jelentéseidet, regisztrálnod kell a domain nevedet egy dedikált szolgáltatásnál, a Google Postmaster Tools-nál. A domain regisztrációja ingyenes, csak egy percet vesz igénybe, és miután beállítottad láthatod az összesített spam jelentési információkat a Postmaster fiókodban.

Ha azt veszed észre, hogy a felhasználók által jelentett spam arányod meghaladja a 0,1%-ot, az azt jelzi, hogy van hely a fejlődésre. Ha a spam arányod a 0,3% közelébe ér akkor sürgős intézkednek kell a kimenő emailjeid javításán.

12 + 1 tipp kimenő emailjaid minőségének javítására - Olvasd el most!

TLS-kapcsolat kimenő emailekhez

Ha Microsoft 365 vállalati emailed van akkor ezzel neked semmi tennivalód nincs használd akár a webes felületet (outlook.com) vagy az asztali alkalmazást az emailek kezeléséhez (Outlook app).

Ha UNAS email címed van és webmailt használsz akkor nem kell tenned semmit viszont amennyiben az unas email címet egy email kezelő alkalmazással használod például Outlook akkor csak arra kell figyelned, hogy amikor a kimenő levelek portját adod meg az TLS port legyen. Ezek a portok az unas email admin felületén szépen fel vannak tüntetve. Ha mégis elakadnál keresd az unas ügyfélszolgálatot vagy egy email admint, mint én aki tud neked segíteni.

Itt találod meg a beállításokat: Email>Email fiók>Email Kliens Beállítások

Remélem sikerült tisztázni ezt az egész Gmail és Yahoo által kért email beállításokat. A legtöbbeteknek valószínűleg semmi változtatást nem kell végeznetek. Amennyiben esetleg február-tól kaptok visszapattanó emaileket hibaüzenettel akkor azonnal keressétek fel az email tárhely szolgáltatótokat vagy egy email admint, mint jómagam hogy felültudjuk vizsgálni pontosan mi a probléma az email beállításotokkal és hogyan lehet azt helyreállítani.

#yahooemail #googleemail #hirlevelbeállítás #webmentor #cégesemail #emailbiztonság

Ha segítségre lenne szükséged, keress engem bizalommal!

Balázs András ev. - WebMentor

Tel: +36-70-739-7750
E-mail: info@webmentor.hu
Telefonon elérhető vagyok Hétfőtől - Péntekig, 9:00-17:00-ig.
Emailen Hétfőtől - Vasárnapig bármikor írhatsz, hétvégén is válaszolok!